Wie kan het initiatief nemen om een Algemene Vergadering samen te roepen?

Op verzoek van de syndicus

Als uitvoerend orgaan van de vereniging van mede-eigenaars is de syndicus verplicht om de jaarvergadering, tijdens de in het reglement van interne orde vastgelegde 15-daagse periode, samen te roepen. De syndicus heeft daarenboven een initiatiefrecht om een algemene vergadering samen te roepen telkens als er dringend in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen. Het is aan de syndicus om de afweging te maken of sprake is van een dringende situatie die de oproeping van een buitengewone algemene vergadering rechtvaardigt. 

Op verzoek van de mede-eigenaars

Daarnaast voorziet de wet dat de syndicus ook wettelijk verplicht is om een algemene vergadering samen te roepen wanneer één of meer mede-eigenaars die tenminste één vijfde van de aandelen in de gemene delen bezitten, hierom verzoeken. Dit verzoek moet door de betrokken mede-eigenaar(s) per aangetekend schrijven aan de syndicus worden verstuurd. De syndicus beschikt dan over een termijn van dertig dagen na de ontvangst van het verzoek om de bijeenroeping te verzenden aan alle mede-eigenaars. Dat betekent niet dat ook de algemene vergadering zelf binnen die dertig dagen moet gebeuren.

Geeft de syndicus geen gevolg aan het verzoek, dan kan één van de mede-eigenaars die het verzoek mee heeft ondertekend, zelf de algemene vergadering bijeenroepen. 

In dat verband kan ook de link gelegd worden met artikel 577-8, § 4, 16° BW op grond waarvan de syndicus verplicht is om op eerste verzoek van een mede-eigenaar de lijst met persoonsgegevens van de mede-eigenaars mee te delen (naam, adres, de gedeelten en referenties van de kavels). Deze informatie moet de mede-eigenaars ook praktisch in staat stellen een algemene vergadering samen te roepen.

Op deze algemene vergadering moet ook de syndicus uitgenodigd worden  zodat deze in de mogelijkheid wordt gesteld zijn wettelijke taak uit te oefenen.

Op bevel van de vrederechter

Tot slot kan elke mede-eigenaar afzonderlijk aan de rechter vragen om, binnen een termijn die de rechter vastlegt, de bijeenroeping van een algemene vergadering te bevelen om te beraadslagen over een door de betrokken mede-eigenaar bepaald voorstel, wanneer de syndicus verzuimt of onrechtmatig weigert dit te doen. De mede-eigenaar zal ten overstaan van de vrederechter hiervan het bewijs moeten leveren. De vrederechter zal niet automatisch het verzoek van de mede-eigenaar inwilligen, maar enkel wanneer hij van oordeel is dat de syndicus  onrechtmatig weigerde om een algemene vergadering bijeen te roepen. Beveelt de vrederechter in zijn vonnis dat een algemene vergadering moet worden opgeroepen, dan is dit bevel gericht aan de syndicus die de nodige stappen zal moeten ondernemen.

Nieuw – Mogelijkheid tot bijeenroepen van een algemene vergadering bij gebrek aan een syndicus

De wet van 18 juni 2018 voorziet in een cascadesysteem waarbij het mogelijk wordt om bij gebrek aan een syndicus toch een algemene vergadering bijeen te roepen zonder dat hiervoor naar de rechter dient te worden gestapt.

Het door de wet voorziene cascadesysteem houdt in dat bij gebrek aan een syndicus de raad van mede-eigendom of, bij gebreke daarvan, de voorzitter van de laatste algemene vergadering of, bij gebreke daarvan, één of meer mede-eigenaars die ten minste één vijfde van de aandelen in de gemene delen bezitten, de algemene vergadering kan bijeenroepen om een syndicus aan te stellen.

Opgelet! Het betreft hier de situatie waarbij er geen syndicus meer is ingevolge zijn ontslagneming/ontslag waarbij er geen nieuwe syndicus werd aangesteld en niet de situatie waarbij de syndicus in gebreke blijft om een algemene vergadering bijeen te roepen.

Bron: Kennisbank CIB