Het correct opstellen van de notulen is niet louter een belangrijke bijkomstigheid maar een cruciale voorwaarde voor de regelmatigheid van de door de algemene vergadering genomen beslissingen. Wanneer de notulen manifeste vormfouten bevatten of niet voldoen aan de vereisten zoals vooropgesteld door de wet op de mede-eigendom, dan zal de vrederechter enkel en alleen op basis hiervan de nietigheid van de beslissingen kunnen/moeten uitspreken. Dat bevestigde de vrederechter in Gent nogmaals in maart 2018.
Meer bepaald moet de syndicus bij de opmaak van de notulen onder meer rekening houden met art. 577-6, §10 BW, dat luidt als volgt:
§10. De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden.
Deze notulen worden aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
Zware fouten
In het concrete geval, waarover de vrederechter te Gent zich diende te buigen, waren tegen dit artikel zware fouten tegen gemaakt. Inhoudelijk ging de discussie over een stemming omtrent een wijziging van de statuten met het oog op de vestiging van een exclusief genotsrecht voor vier nieuw gecreëerde parkeerplaatsen ten voordele van enkele appartementen in het gebouw.
Behaalde meerderheid niet vermeld
Het probleem was dat de syndicus had nagelaten om de behaalde meerderheid te vermelden, alsook de namen van de mede-eigenaars die tegen hadden gestemd of zich hadden onthouden. In de notulen stond alleen te lezen dat één mede-eigenaar niet akkoord ging. Dat is onvoldoende. Men moet immers naderhand kunnen nagaan in welke mate een beslissing al dan niet werd aanvaard. Daarvoor moet men kunnen terugvinden hoeveel stemmen voor en hoeveel stemmen tegen waren (en bij dit laatste, alsook de onthoudingen, wie).
Belang van de vormvereisten
Het niet-naleven van deze vormvereiste was voor de vrederechter voldoende om de beslissingen te vernietigen wegens onregelmatigheid. De vrederechter beklemtoonde daarbij nogmaals de ratio legis en het nut van de vormvereisten met betrekking tot de notulen: ‘Het belang van die bepaling ligt erin dat uitsluitend mede-eigenaars met een oppositioneel belang de besluiten van de algemene vergadering mogen aanvechten’. De rechter moet dus kunnen controleren of de mede-eigenaars, die een procedure hebben aangespannen, wel effectief een oppositioneel belang hebben en of zij in geval van aanwezigheid op de vergadering tegen hebben gestemd. Daarom moeten de stemmen individualiseerbaar zijn en moeten zij als dusdanig worden geacteerd.
De vrederechter droeg de VME op om een bijzondere algemene vergadering bijeen te roepen om over het vernietigde punt een nieuwe, regelmatige beslissing te nemen.
(Vredegerecht Gent 07032018)
